Freigabe-Workflows und Prozesse, im visuellen Editor gestaltet
Gestalten Sie mehrstufige Freigaben und Prozesse visuell — Bedingungen, Verzweigungen und Benachrichtigungen, alles mit Ihren Daten verbunden.
- Erstellen Sie den Ablauf in einem visuellen Editor — ohne Regeln im Code zu schreiben.
- Fügen Sie Bedingungen, Verzweigungen und mehrstufige Freigaben hinzu, basierend auf den echten Daten Ihres Unternehmens.
- Lösen Sie automatische Benachrichtigungen per E-Mail oder in der App bei jedem Schritt des Prozesses aus.
Freigabe-Workflow in Megorix erstellen – Schritt für Schritt
Ein Workflow wird auf einer visuellen Arbeitsfläche gestaltet: Jeder Schritt ist ein Block, der mit dem nächsten verbunden ist, und der Ablauf kann sich je nach den Daten im Datensatz verzweigen.
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Legen Sie fest, was ihn startet: das Erstellen, Ändern oder Löschen eines Datensatzes — auf Wunsch nur, wenn eine Bedingung erfüllt ist, etwa ein Betrag über einem Grenzwert — oder eine Schaltfläche im Datensatz.
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Fügen Sie die Schritte hinzu: Bedingungen, die den Ablauf verzweigen, Freigaben, Benachrichtigungen, Wartezeiten, Aktionen, die Datensätze aktualisieren oder anlegen, ein PDF erzeugen, ein anderes System aufrufen oder ein Skript ausführen, sowie Unterprozesse, die sich in anderen Workflows wiederverwenden lassen.
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Legen Sie fest, wer freigibt: eine bestimmte Person, ein beliebiges Mitglied einer Rolle oder der Benutzer, der in einem Feld des Datensatzes selbst eingetragen ist — zum Beispiel der Bauleiter des Projekts.
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Testen Sie ihn mit einem echten Datensatz oder mit Beispieldaten. Der Test durchläuft den Ablauf, simuliert die Freigabeentscheidungen und zeigt, was passieren würde — ohne zu speichern, zu senden oder etwas aufzurufen.
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Aktivieren Sie ihn. Ab dann wird jede Ausführung im Verlauf festgehalten, mit dem durchlaufenen Weg direkt auf der Arbeitsfläche.
Freigaben mit Frist, Ablehnung und automatischer Eskalation
Wer freigeben muss, erhält eine Benachrichtigung in der App und findet die Anfrage in seiner Liste offener Freigaben. Es zählt die erste Entscheidung, und standardmässig kann niemand eine selbst gestellte Anfrage freigeben. Eine Ablehnung kann den Prozess beenden oder einem eigenen Weg folgen — etwa die Anfrage zur Korrektur zurückschicken.
Jede Freigabe kann eine Frist haben, von einer Stunde bis zu einem Jahr. Entscheidet niemand rechtzeitig, gibt der Workflow die Anfrage selbst frei oder lehnt sie ab, übergibt sie an eine andere Person oder sendet eine Erinnerung — je nachdem, was Sie festgelegt haben. Ein Workflow hat bis zu 50 Schritte und wird durch seine eigenen Speichervorgänge nicht erneut ausgelöst, was Endlosschleifen verhindert.
Beispiele für Freigabe-Workflows aus verschiedenen Branchen
In einem Bauunternehmen wartet eine Materialbestellung über einem festgelegten Betrag auf die Freigabe des Bauleiters, bevor sie an den Lieferanten geht; darunter wird sie sofort ausgelöst. In einer Autowerkstatt wartet ein Reparaturauftrag mit hohem Kostenvoranschlag auf die Zustimmung des Werkstattleiters, und der Datensatz hält fest, wer wann entschieden hat.
In einer Anwaltskanzlei werden die Auslagen eines Mandats vom zuständigen Anwalt freigegeben, der in der Akte hinterlegt ist. In der Immobilienvermittlung läuft ein Kaufangebot unter dem geforderten Preis über die Agenturleitung; in einem Verein prüft der Vorstand jeden Aufnahmeantrag, bevor das Mitglied aktiv wird.
Workflow, Automatisierungsregel oder Skript: Was eignet sich wofür?
Eine Automatisierungsregel reagiert in einem einzigen Schritt: Wenn sich ein Datensatz ändert, aktualisiert sie ein Feld, sendet eine E-Mail oder SMS oder verhindert das Speichern. Ein Workflow lohnt sich, wenn es mehrere Etappen oder Wartezeiten gibt oder jemand entscheiden muss. Passt die Logik in keines von beiden, erledigt ein Serverskript — mehr dazu unter Individueller Code — alles Nötige und kann auch als Schritt im Workflow selbst laufen. Für Aufgaben, die Lesen und Urteilsvermögen erfordern, etwa jeden Morgen die neuen Anfragen durchzusehen, gibt es KI-Agenten.
Häufige Fragen zu Freigabe-Workflows
Mit dem Workflow-Builder von Megorix gestalten Sie mehrstufige Freigaben visuell, ohne eine Zeile Code zu schreiben.
Ja, jeder Schritt eines Workflows in Megorix kann automatische Benachrichtigungen per E-Mail oder in der App auslösen.
In Megorix ist jeder Freigabeschritt ein visueller Schritt im Workflow-Builder, mit konfigurierbaren Bedingungen und Verzweigungen.
Eine bestimmte Person, ein beliebiges Mitglied einer Rolle oder der Benutzer, der in einem Feld des Datensatzes hinterlegt ist, etwa der Kundenbetreuer. Es zählt die erste Entscheidung, und standardmässig kann die Person, die die Anfrage gestellt hat, sie nicht selbst freigeben.
Jede Freigabe kann eine Frist haben. Läuft sie ab, tut der Workflow, was Sie festgelegt haben: Er gibt automatisch frei oder lehnt ab, übergibt die Anfrage an eine andere Person oder schickt der Person, die entscheiden muss, eine Erinnerung.
Ja. Der Test läuft mit einem echten Datensatz oder mit Beispieldaten, simuliert die Freigaben und zeigt, welcher Weg genommen und was getan würde — ohne zu speichern, zu senden oder andere Systeme aufzurufen.
Jeder Workflow hat eine Liste seiner Ausführungen. Öffnen Sie eine davon, zeigt die Arbeitsfläche den Weg, den sie genommen hat, und den Schritt, an dem sie gerade steht — oder an dem sie angehalten hat, mit dem protokollierten Fehler.
Nein. Ein Workflow startet, wenn ein Datensatz erstellt, geändert oder gelöscht wird, oder über eine Schaltfläche im Datensatz. Für Aufgaben zu festen Zeiten nutzen Sie die geplanten Aktionen der Automatisierung.
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