Automatische Rechnungsstellung, die bei der Bestellung beginnt
Stellen Sie die Rechnung direkt aus der Bestellung aus, mit Kunde und Positionen bereits ausgefüllt, und verfolgen Sie sie bis zur Zahlung.
- Kunde, Artikel und Beträge gehen von der Bestellung in die Rechnung über, ohne dass etwas erneut eingetippt wird.
- In der Schweiz verlässt die Rechnung Megorix mit QR-Rechnung; in Portugal geht sie an die zertifizierte Rechnungssoftware, die das Unternehmen bereits nutzt.
- PDF-Dokumente aus Ihren eigenen Vorlagen, im Datensatz gespeichert und bereit zum Versand an den Kunden.
- Jede Rechnung mit ihrem Status bis zur Zahlung, und die überfälligen jederzeit in der Liste sichtbar.
Rechnungen in Portugal und der Schweiz, nach den Regeln jedes Landes
In der Schweiz stellt Megorix Rechnungen selbst aus: QR-Rechnung gemäß SIX v2.4, GeBüV-Konformität, Schweizer MWST, Gutschriften, Bankabgleich und Rechnungen in fünf Sprachen.
In Portugal wird die Rechnung in der zertifizierten Rechnungssoftware ausgestellt, die das Unternehmen bereits nutzt. Megorix verbindet sich damit und übermittelt ihr die Bestelldaten, damit niemand sie zweimal eintippt.
QR-Rechnung in der Schweiz, in Portugal über zertifizierte Software
Von der Bestellung zur Rechnung: der Rechnungsprozess Schritt für Schritt
In Portugal bereitet Megorix alles vor, was vor der Rechnung kommt, und übergibt es an das Programm, das sie ausstellt:
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Die Bestellung wird erfasst — im Onlineshop, von einem Vertriebsmitarbeiter oder aus einem Arbeitsauftrag heraus — mit Kunde, Positionen und Beträgen.
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Erreicht sie den von Ihnen festgelegten Status — „abgeschlossen“, „geliefert“, „freigegeben“ —, sendet Megorix die Daten an die Rechnungssoftware, ohne dass jemand sie erneut eintippt.
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Der Beleg wird in der zertifizierten Software ausgestellt, die für Nummerierung, ATCUD und SAF-T zuständig ist.
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Die zurückgemeldete Belegnummer kann im Megorix-Datensatz gespeichert werden, damit Sie immer wissen, welche Rechnung zu welcher Bestellung gehört.
Wie Megorix die Daten an die zertifizierte Rechnungssoftware in Portugal übermittelt
In Portugal müssen per Computer erstellte Rechnungen aus einem Programm stammen, das von der portugiesischen Steuerbehörde zertifiziert ist. Megorix stellt keine portugiesischen Rechnungen aus: Es verbindet sich mit dem Programm, das das Unternehmen bereits nutzt — zum Beispiel Sage, PHC, Primavera oder ZoneSoft — und übernimmt alles, was davor kommt.
Die Anbindung wird von MegaPC für jedes Unternehmen eingerichtet. Die Zugangsdaten des Programms werden verschlüsselt gespeichert, ein Mapping legt fest, welche Daten wann übermittelt werden, und jede Übertragung wird protokolliert und bei einem Fehler automatisch wiederholt. Was es bereits gibt, sehen Sie unter Integrationen.
QR-Rechnung für die Schweiz: was Megorix von Haus aus erledigt
In der Schweiz stellt das Rechnungsmodul von Megorix die komplette Rechnung aus: QR-Rechnung mit berechneter und gegen die QR-IBAN geprüfter QR-Referenz, Gutschriften mit eigener Nummerierung, Rechnungen auf Portugiesisch, Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, in Franken oder Euro.
Nach der Ausstellung ist die Rechnung gesperrt — einschließlich Kunde, Adresse und IBAN —, und das Änderungsprotokoll wird zehn Jahre lang aufbewahrt, wie es die GeBüV verlangt. Die Kontoauszüge camt.053 und camt.054 werden importiert, Zahlungen werden über die Referenz der passenden Rechnung zugeordnet, und sobald sie den Gesamtbetrag decken, gilt die Rechnung als bezahlt. Alle Details unter Schweizer Rechnungsstellung.
Rechnungsstellung nach erledigter Arbeit: Beispiele nach Branche
Der Ausgangspunkt ist von Branche zu Branche verschieden; der Weg zur Rechnungssoftware ist derselbe:
- Transport: Die abgeschlossene Lieferung übermittelt Kunde, Leistung und Betrag.
- Werkstätten: Der abgeschlossene Reparaturauftrag übermittelt Ersatzteile und Arbeitszeit.
- Bauwesen: Jede abgeschlossene Bauphase übermittelt die Beträge dieser Phase.
- Kliniken: Der abgeschlossene Termin wird mit dem Patienten und der erbrachten Leistung übermittelt.
- Vereine: Der bezahlte Mitgliedsbeitrag geht an das Programm, das die Quittung ausstellt.
- Onlineshop: Die Bestellungen der Website nehmen denselben Weg, und Automatisierungsregeln informieren das Team, was noch fehlt.
Häufige Fragen zur Rechnungsstellung in Portugal und der Schweiz
In Portugal verbindet sich Megorix mit der zertifizierten Rechnungssoftware, die das Unternehmen bereits nutzt, und übermittelt ihr die Bestelldaten; die Rechnung wird in dieser Software ausgestellt.
In der Schweiz stellt Megorix Rechnungen selbst aus: QR-Rechnung, GeBüV-Konformität, Schweizer MWST, Gutschriften, Bankabgleich und Rechnungen auf Portugiesisch, Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.
Ja. Megorix erstellt PDF-Dokumente aus Ihren eigenen Vorlagen — manuell, über eine Regel oder in einem Workflow, zum Beispiel wenn sich der Status einer Bestellung ändert — und speichert sie im Datensatz, bereit zum Herunterladen und Versenden.
Jede Rechnung hat ihren Status bis zur Zahlung, und die Liste lässt sich auf die überfälligen filtern oder als Board oder Diagramm anzeigen.
Nein. In Portugal übergibt Megorix die Daten an die zertifizierte Software, mit der das Unternehmen bereits seine Rechnungen erstellt — zum Beispiel Sage, PHC, Primavera oder ZoneSoft —, und diese Software stellt die Rechnung aus, mit Nummerierung, ATCUD und SAF-T.
Die, die die Anbindung festlegt — in der Regel Kunde und Steuernummer, die Positionen mit Mengen und Preisen sowie die Bestellreferenz. Was die Software zurückgibt, etwa die Belegnummer, kann im Megorix-Datensatz gespeichert werden.
Ja. Sie importiert camt.053- und camt.054-Auszüge, findet offene Rechnungen über die Referenz, akzeptiert Teilzahlungen und verbucht nach Ihrer Bestätigung die Zahlungen und markiert die Rechnungen als bezahlt.
Ja, mit der Schweizer Rechnungsstellung von Megorix: Jede Rechnung wird in Franken oder in Euro ausgestellt. Die QR-Referenz wird jedoch nur mit einer QR-IBAN und bei Rechnungen in Franken verwendet.
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