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Fatturazione Svizzera

Conformità GeBüV: fatture svizzere bloccate dopo l'emissione

Una fattura emessa non può essere modificata silenziosamente. Megorix lo impone a livello tecnico, non solo come processo.

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  • Una volta emessa, il contenuto della fattura viene bloccato — solo lo stato (pagata, scaduta, annullata) può cambiare.
  • All'emissione vengono fissati l'emittente, i dati del cliente, l'IBAN e la versione del modello del documento — modificare la scheda cliente non cambia le fatture passate.
  • Il blocco agisce sul server per tutte le vie di scrittura (schermata, API, importazioni, automazioni), e ogni modifica viene registrata con utente e ora e conservata per 10 anni.

I tre requisiti dell'OLC (GeBüV): integrità, conservazione e documentazione

L'OLC (GeBüV) — l'ordinanza svizzera sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (RS 221.431) — si applica alle fatture emesse, che sono documenti contabili. L'articolo 3 richiede l'integrità: le registrazioni devono essere conservate in modo che nessuna modifica passi inosservata.

In un database, che è un supporto modificabile, l'articolo 9 ammette qualsiasi procedura tecnica che garantisca tale integrità e cita la firma digitale solo come esempio. L'articolo 4 richiede inoltre istruzioni di lavoro scritte sul modo in cui i documenti vengono creati e conservati.

Il termine di conservazione è di 10 anni a decorrere dalla fine dell'esercizio (articolo 958f del Codice delle obbligazioni, CO); la legge sull'IVA (LIVA) richiede lo stesso per i documenti rilevanti ai fini dell'imposta.

Cosa verifica e blocca Megorix al momento dell'emissione di una fattura

Un documento nasce sempre come bozza, in cui può essere modificato liberamente. L'emissione è un passaggio unico e definitivo, confermato in un avviso che mostra le date finali.

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    Verifica: ci sono righe, i totali corrispondono alle righe, il profilo aziendale è completo (con l'UID e la relativa cifra di controllo) e il conto bancario è nella valuta del documento.

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    Data: la data di emissione diventa quella odierna, secondo l'ora svizzera; la scadenza mantiene il termine in giorni previsto nella bozza.

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    Fissazione dei dati: l'emittente, il nome, l'indirizzo e l'UID del cliente, l'IBAN e la versione del modello del documento vengono registrati nella fattura stessa.

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    Blocco: da quel momento cambia solo lo stato — pagata, scaduta, annullata. La fattura non torna in bozza, non si modifica né si elimina, e lo stesso vale per le righe.

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    Correzione: un errore si corregge con una nota di credito collegata alla fattura e, se necessario, con una nuova fattura.

Cronologia delle modifiche e documentazione delle procedure per una revisione

Il blocco è una verifica obbligatoria sul server: si applica qualunque sia l'origine della modifica — schermata, API, importazione, integrazione o automazione — e nemmeno le pulizie automatiche lo aggirano. Se per qualche motivo non può essere eseguito, il salvataggio viene rifiutato.

Ogni modifica ai dati della fatturazione finisce nella cronologia con l'utente e l'ora, e questa cronologia viene conservata per 10 anni. Gli accessi al sistema vengono registrati e il database dispone di backup giornalieri verificati. Il PDF di una fattura vecchia viene riprodotto a partire dai dati fissati all'emissione e con lo stesso modello: riaperto fra otto anni, mostra il contenuto che il cliente ha ricevuto.

Per l'articolo 4, il modulo include la documentazione delle procedure di fatturazione (Verfahrensdokumentation), in tedesco e in portoghese, conservata per versioni insieme al modulo.

Pratiche che mettono a rischio l'integrità delle fatture

Molti di questi errori sembrano innocui il giorno in cui si commettono e diventano un problema solo in occasione di un controllo fiscale.

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    Correggere un refuso direttamente su una fattura già inviata, invece di emettere una nota di credito.

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    Eliminare fatture emesse: in Megorix si possono eliminare solo le bozze, quindi un documento emesso non lascia mai un buco nella numerazione.

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    Retrodatare una fattura per farla rientrare in un altro periodo IVA; la data della prestazione ha campi propri (inizio e fine del servizio).

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    Conservare i PDF in una cartella condivisa dove chiunque può sostituirli.

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    Non mettere per iscritto il modo in cui le fatture vengono emesse, bloccate e conservate.

Domande frequenti sulla conformità GeBüV

Megorix blocca sul server il contenuto di ogni fattura nel momento in cui viene emessa e conserva per 10 anni la cronologia delle modifiche, con utente e ora — il tipo di procedura tecnica a garanzia dell'integrità che la GeBüV richiede.

In Megorix, una fattura emessa viene bloccata a livello tecnico — solo lo stato può cambiare, mai il contenuto.

Sì, a ogni salvataggio: il blocco è una verifica obbligatoria sul server e, se non può essere eseguita, la modifica viene rifiutata anziché passare senza controllo.

No. La GeBüV richiede una procedura tecnica che garantisca l'integrità delle registrazioni e cita la firma digitale come esempio, senza imporre un metodo. In Megorix questa garanzia è data dal blocco sul server di ogni documento emesso, insieme alla cronologia delle modifiche.

Dieci anni, a decorrere dalla fine dell'esercizio a cui si riferiscono (articolo 958f del Codice delle obbligazioni, CO). In Megorix un documento emesso non può essere eliminato e la cronologia delle modifiche viene conservata per lo stesso periodo.

È la descrizione scritta di come i documenti contabili vengono prodotti, conservati e protetti, richiesta dall'articolo 4 dell'OLC. Il modulo di fatturazione di Megorix la include già, in tedesco e in portoghese, e conserva le versioni precedenti.

No. La data di emissione è sempre il giorno in cui la fattura è stata emessa, perché è questa data a determinare il periodo IVA. Se la data è sbagliata, si annulla la fattura con una nota di credito e se ne emette un'altra.

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