Gutschriften für Schweizer Rechnungen
Eine ausgestellte Rechnung zu stornieren bedeutet nicht, sie zu löschen — es bedeutet, das richtige Dokument zur Korrektur auszustellen.
- Die Gutschrift verknüpft sich mit der Originalrechnung und kopiert deren Positionen mit umgekehrten Beträgen.
- Die Originalrechnung zeigt danach, dass sie storniert wurde, mit Saldo null und ohne Zahlteil.
- Nach der Ausstellung ist die Gutschrift wie jede Rechnung gesperrt und trägt nie einen QR-Zahlteil.
Warum man eine Schweizer Rechnung mit einer Gutschrift storniert, statt sie zu löschen
Einmal versendet, ist die Rechnung ein Buchungsbeleg: Sie muss 10 Jahre lang genau so aufbewahrt werden, wie sie ausgestellt wurde, und jede Änderung muss sichtbar bleiben. Wer sie löscht oder überschreibt, löscht auch den Nachweis dessen, was der Kunde erhalten hat und welche MWST abgerechnet wurde.
Die Gutschrift löst das mit einem zweiten Dokument, das auf das erste verweist und es ganz oder nur im fehlerhaften Teil aufhebt. Bei der MWST wird eine Preisminderung nach der Fakturierung in der Periode korrigiert, in der sie verbucht wird (Art. 41 Mehrwertsteuergesetz, MWSTG); in der MWST-Zusammenfassung von Megorix fällt die Gutschrift mit negativen Beträgen in die Periode ihres eigenen Datums.
Wie Sie in Megorix eine vollständige Gutschrift oder eine Teilgutschrift ausstellen
Die Gutschrift wird in derselben Maske wie die Rechnungen erstellt und mit dem Präfix NC nummeriert.
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Sie wählen den Typ «Gutschrift» und die Originalrechnung. Angezeigt werden nur bereits ausgestellte Rechnungen, die noch nicht vollständig gutgeschrieben sind.
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Megorix übernimmt von der Originalrechnung Kunde, Währung, Konto, Referenztyp, Sprache und Positionen, mit negativen Mengen.
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Für eine Teilgutschrift passen Sie die Mengen an oder entfernen Positionen. Der Server lehnt eine Gutschrift ab, die den noch nicht gutgeschriebenen Betrag übersteigt.
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Beim Ausstellen wird die Gutschrift wie eine Rechnung gesperrt und geht ohne Zahlteil hinaus.
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Die Originalrechnung zeigt danach die zugehörige Gutschrift an, und der offene Saldo sinkt um denselben Betrag.
Häufige Fehler beim Korrigieren einer Schweizer Rechnung
Fast alle enden gleich: Der Kunde hat ein Dokument, die Buchhaltung ein anderes und die MWST-Abrechnung einen dritten Betrag.
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Den Betrag in der Rechnung selbst ändern, nachdem sie versendet wurde.
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Eine Gutschrift ausstellen, ohne die Rechnung anzugeben, die sie korrigiert; in Megorix ist der Bezug auf die Originalrechnung Pflicht.
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Durch mehrere Teilgutschriften mehr gutschreiben, als in Rechnung gestellt wurde — Megorix lehnt den Überschuss ab.
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Eine Gutschrift statt der Originalrechnung gutschreiben — wird ebenfalls abgelehnt.
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Der Gutschrift einen QR-Zahlteil mitgeben, wodurch der Kunde erneut zahlen würde.
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Die Rechnung als «storniert» markieren und es dabei belassen: Der Status ändert sich, aber MWST und Saldo werden nur mit der Gutschrift korrigiert.
Gutschrift, neue Rechnung oder beides: was in welchem Fall richtig ist
Die Wahl hängt davon ab, was falsch ist und in welchem Umfang. In jedem Fall bleibt die Originalrechnung gespeichert und lesbar.
- Zu hoher Preis oder zu grosse Menge: Teilgutschrift nur über die Differenz.
- Rechnung an den falschen Kunden oder mit falschem Inhalt ausgestellt: vollständige Gutschrift und eine neue, korrekte Rechnung.
- Nach dem Verkauf gewährter Rabatt: Teilgutschrift zum gleichen MWST-Satz wie die ursprüngliche Position.
- Leistung, die nie erbracht wurde: vollständige Gutschrift; wurde sie bereits bezahlt, erfolgt die Rückzahlung an den Kunden per Überweisung.
- Zahlung für eine bereits stornierte Rechnung: Der Import des Kontoauszugs markiert sie und ordnet sie nicht zu, damit der Betrag zurückerstattet werden kann.
Häufige Fragen zu Gutschriften in der Schweiz
In Megorix wird eine Stornierung durch eine Gutschrift ausgestellt — das Originaldokument bleibt unverändert, und die Stornierung wird aufgezeichnet.
Ja, Megorix ermöglicht vollständige oder teilweise Gutschriften, stets mit der Originalrechnung verknüpft.
Megorix behandelt Stornierungen als Gutschriften und bewahrt die vollständige Historie, die von der Schweizer Konformität verlangt wird.
Nein. Die QR-Rechnung dient dazu, eine Zahlung anzufordern, und die Gutschrift sagt das Gegenteil: dass der Kunde weniger schuldet oder Geld zurückbekommt. In Megorix geht die Gutschrift ohne Zahlteil hinaus, mit dem Hinweis, dass für Zahlungen die Originalrechnung massgebend ist.
Jede gutgeschriebene Position behält den MWST-Satz der ursprünglichen Position, sodass die Steuer im gleichen Verhältnis korrigiert wird. In der MWST-Zusammenfassung mindert die Gutschrift Bemessungsgrundlage und Steuer der Periode, in der sie ausgestellt wird.
Ja: Die Gutschrift kann sich auf eine bezahlte Rechnung beziehen. Megorix erfasst die Stornierung und die korrigierte MWST; die Rückzahlung an den Kunden erfolgt ausserhalb des Systems per Banküberweisung.
Sie erhält das Präfix NC, das Jahr und eine fortlaufende Nummer — zum Beispiel NC-2026-00012 —, und das Dokument nennt die Nummer der Rechnung, die sie korrigiert.
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Wie Megorix allgemein fakturiert: von der Bestellung bis zur Zahlung, mit Kunde und Positionen bereits ausgefüllt.
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Verbindungen von Megorix zu den Rechnungs-, Buchhaltungs- und Kassenprogrammen, die das Unternehmen bereits nutzt.
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