GeBüV-Konformität: Schweizer Rechnungen nach der Ausstellung gesperrt
Eine ausgestellte Rechnung darf nicht stillschweigend geändert werden. Megorix erzwingt das auf technischer Ebene, nicht nur als Prozess.
- Nach der Ausstellung ist der Inhalt der Rechnung gesperrt — nur der Status (bezahlt, überfällig, storniert) kann sich ändern.
- Beim Ausstellen werden Rechnungssteller, Kundendaten, IBAN und die Version der Dokumentvorlage festgehalten — eine Änderung in den Kundenstammdaten ändert keine alten Rechnungen.
- Die Sperre greift auf dem Server für alle Schreibwege (Oberfläche, API, Importe, Automatisierungen), und jede Änderung wird mit Benutzer und Uhrzeit protokolliert und 10 Jahre lang aufbewahrt.
Integrität, Aufbewahrung und Dokumentation: die drei Anforderungen der GeBüV
Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431) — die Schweizer Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher — gilt für ausgestellte Rechnungen, denn diese sind Buchungsbelege. Art. 3 verlangt Integrität: Die Aufzeichnungen müssen so aufbewahrt werden, dass keine Änderung unbemerkt bleibt.
Für eine Datenbank, also einen veränderbaren Informationsträger, akzeptiert Art. 9 jedes technische Verfahren, das diese Integrität gewährleistet, und nennt die digitale Signatur nur als Beispiel. Art. 4 verlangt zudem schriftliche Arbeitsanweisungen dazu, wie Dokumente erstellt und aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f Obligationenrecht, OR); das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) verlangt dasselbe für die steuerrelevanten Unterlagen.
Was Megorix beim Ausstellen einer Rechnung prüft und sperrt
Ein Dokument beginnt immer als Entwurf, in dem es sich beliebig ändern lässt. Das Ausstellen ist ein einmaliger, endgültiger Schritt, bestätigt in einem Hinweis, der die endgültigen Datumsangaben zeigt.
- 1
Prüfung: Es gibt Positionen, die Summen stimmen mit ihnen überein, das Firmenprofil ist vollständig (mit der UID und deren Prüfziffer), und das Bankkonto lautet auf die Währung des Dokuments.
- 2
Datum: Das Ausstellungsdatum wird auf den heutigen Tag gesetzt, nach Schweizer Zeit; die Fälligkeit behält die Zahlungsfrist in Tagen, die der Entwurf hatte.
- 3
Festschreibung: Rechnungssteller, Name, Adresse und UID des Kunden, IBAN und die Version der Dokumentvorlage werden in der Rechnung selbst gespeichert.
- 4
Sperre: Ab dann ändert sich nur noch der Status — bezahlt, überfällig, storniert. Die Rechnung kann weder in den Entwurf zurückgesetzt noch bearbeitet oder gelöscht werden, ihre Positionen ebenso wenig.
- 5
Korrektur: Ein Fehler wird mit einer Gutschrift mit Bezug auf die Rechnung korrigiert und, falls nötig, mit einer neuen Rechnung.
Änderungsprotokoll und Verfahrensdokumentation für die Revision
Die Sperre ist eine zwingende Prüfung auf dem Server: Sie gilt, ob die Änderung über die Oberfläche, die API, einen Import, eine Integration oder eine Automatisierung kommt, und selbst automatische Bereinigungen umgehen sie nicht. Kann sie aus irgendeinem Grund nicht ausgeführt werden, wird das Speichern abgelehnt.
Jede Änderung an den Rechnungsdaten wird mit Benutzer und Uhrzeit im Protokoll festgehalten, und dieses Protokoll wird 10 Jahre lang aufbewahrt. Anmeldungen am System werden protokolliert, und die Datenbank wird täglich gesichert, wobei jede Sicherung geprüft wird. Das PDF einer alten Rechnung wird aus den bei der Ausstellung festgehaltenen Daten und mit derselben Vorlage reproduziert: In acht Jahren wieder geöffnet, zeigt es genau den Inhalt, den der Kunde erhalten hat.
Für Art. 4 enthält das Modul die Verfahrensdokumentation der Fakturierung, auf Deutsch und auf Portugiesisch, die zusammen mit dem Modul versioniert wird.
Praktiken, die die Integrität Ihrer Rechnungen gefährden
Viele dieser Fehler wirken am Tag, an dem man sie begeht, harmlos und werden erst bei einer Steuerprüfung zum Problem.
- 1
Einen Tippfehler direkt in einer bereits versendeten Rechnung korrigieren, statt eine Gutschrift auszustellen.
- 2
Ausgestellte Rechnungen löschen: In Megorix lassen sich nur Entwürfe löschen, daher hinterlässt ein ausgestelltes Dokument nie eine Lücke in der Nummerierung.
- 3
Eine Rechnung zurückdatieren, damit sie in eine andere MWST-Periode fällt; für das Leistungsdatum gibt es eigene Felder (Leistungsbeginn und Leistungsende).
- 4
Die PDFs in einem gemeinsamen Ordner ablegen, in dem jeder sie ersetzen kann.
- 5
Nicht schriftlich festhalten, wie Rechnungen ausgestellt, gesperrt und aufbewahrt werden.
Häufige Fragen zur GeBüV-Konformität
Megorix sperrt den Inhalt jeder Rechnung im Moment der Ausstellung auf dem Server und bewahrt das Änderungsprotokoll mit Benutzer und Uhrzeit 10 Jahre lang auf — ein technisches Verfahren zur Sicherung der Integrität, wie es die GeBüV verlangt.
In Megorix ist eine ausgestellte Rechnung auf technischer Ebene gesperrt — nur der Status kann sich ändern, niemals der Inhalt.
Ja, bei jedem Speichern: Die Sperre ist eine zwingende Prüfung auf dem Server, und kann sie nicht ausgeführt werden, wird die Änderung abgelehnt, statt ungeprüft durchzugehen.
Nein. Die GeBüV verlangt ein technisches Verfahren, das die Integrität der Aufzeichnungen gewährleistet, und nennt die digitale Signatur als Beispiel, ohne eine Methode vorzuschreiben. In Megorix wird dies durch die serverseitige Sperre jedes ausgestellten Dokuments gewährleistet, zusammen mit dem Änderungsprotokoll.
Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, auf das sie sich beziehen (Art. 958f Obligationenrecht, OR). In Megorix kann ein ausgestelltes Dokument nicht gelöscht werden, und das Änderungsprotokoll wird ebenso lange aufbewahrt.
Die schriftliche Beschreibung, wie Buchhaltungsunterlagen erstellt, aufbewahrt und geschützt werden, wie sie Art. 4 der GeBüV verlangt. Das Fakturierungsmodul von Megorix enthält sie bereits, auf Deutsch und auf Portugiesisch, und bewahrt die früheren Fassungen auf.
Nein. Das Ausstellungsdatum ist immer der Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, denn es bestimmt die MWST-Periode. Ist das Datum falsch, wird die Rechnung mit einer Gutschrift storniert und eine neue ausgestellt.
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