Automatización de procesos: cuando algo ocurre, Megorix hace el resto
Emails a los clientes, tareas para el equipo, avisos — sin que nadie tenga que acordarse.
- Reglas que reaccionan cuando se crea, modifica o elimina un registro — y solo cuando se cumplen las condiciones, por ejemplo cuando un estado pasa de «recibido» a «listo».
- Acciones listas para usar: actualizar campos, enviar un email o un SMS, crear una notificación, generar un PDF, llamar a otro sistema o bloquear un guardado no válido.
- Acciones programadas — cada día, cada semana, a la hora que usted elija.
- Workflows con varios pasos y aprobaciones, que se prueban antes de activarlos.
Automatizar emails, SMS y tareas a partir de sus datos
Gran parte del trabajo repetitivo de una empresa consiste en reaccionar a algo que ha ocurrido: un pedido que llega, una reparación que está lista, un plazo que vence. En Megorix, esa reacción es una regla — escrita una vez y cumplida siempre.
Los SMS salen del propio móvil Android de la empresa, vinculado a Megorix como pasarela SMS — sin un proveedor de SMS que cobre por mensaje.
Cuando una regla no basta, hay workflows visuales y scripts en el servidor — y el equipo de MegaPC lo configura todo con usted.
Cómo crear una regla de automatización: cuándo, si y entonces
Una regla se lee como una frase: cuando ocurre algo, si se cumplen las condiciones, entonces Megorix hace lo que usted le ha indicado.
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Cuándo: elija la entidad y el momento — antes o después de que un registro se cree, se modifique o se elimine. Antes sirve para validar e impedir; después, para reaccionar.
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Si: combine condiciones con Y y O — un estado, un valor por encima de un límite, un campo vacío, una fecha.
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Entonces: actualice un campo con un valor fijo, una copia de otro campo o un texto con los datos del registro; haga cálculos sencillos; envíe un email a partir de una plantilla o un SMS; cree una notificación; genere un PDF en un campo de archivo; llame a otro sistema; o bloquee el guardado con un mensaje.
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La regla nace como borrador. Pruébela — la prueba no envía emails ni SMS ni llama a otros sistemas — y actívela. Cada ejecución queda registrada.
- Los emails salen del buzón de correo de su empresa, conectado por SMTP; los SMS, del móvil Android vinculado.
- Para lo que ocurre a horas fijas — recordatorios por SMS con días de antelación, emails periódicos, exportaciones en CSV — dispone de las acciones programadas, con la frecuencia y la zona horaria que usted elija.
Ejemplos de automatización de procesos por sector
Las mismas piezas sirven a negocios muy distintos:
- Clínicas y negocios con cita previa: un SMS de recordatorio antes de cada consulta o cita, enviado por una acción programada.
- Talleres: cuando la orden de reparación pasa a «lista», el cliente recibe un SMS que le avisa de que puede recoger el coche.
- Asociaciones: cuando una cuota se marca como pagada, se genera el recibo en PDF, que queda guardado en la ficha del socio.
- Comercio: cuando el stock de un artículo baja del límite definido, el equipo de compras recibe una notificación.
- Despachos de abogados: un expediente no se puede cerrar sin la fecha de conclusión rellenada — la regla bloquea el guardado y explica por qué.
Preguntas frecuentes sobre automatización de tareas
Todo lo que consista en reaccionar a algo que ocurre o a una fecha: enviar un email o un SMS al cliente, avisar al equipo, actualizar un estado, generar un documento PDF, llamar a otro sistema o impedir un guardado que incumpla las reglas.
No. Las reglas y los workflows se configuran sin código. Para lo que no cabe en una regla hay scripts en el servidor — y MegaPC puede escribirlos por usted.
Megorix envía los SMS a través de un móvil Android de la empresa, vinculado como pasarela SMS: los mensajes salen de la propia tarjeta SIM de la empresa, sin ningún proveedor que cobre por mensaje. El número de mensajes al mes depende del plan.
Sí. Los workflows se pueden probar sin efectos reales antes de activarlos, y las reglas empiezan como borrador: solo se ejecutan una vez activadas.
Desde el buzón de correo de su empresa, conectado a Megorix por SMTP: el cliente los recibe desde su dirección habitual. Sin un buzón configurado, los emails automáticos no se envían.
Sí. Una regla que se ejecuta antes del guardado puede bloquearlo con un mensaje que explica lo que falta, o solo mostrar un aviso y dejar guardar.
Sí, con las acciones programadas: usted elige la frecuencia — todos los días a una hora, todas las semanas o cada pocos minutos — y la zona horaria, y Megorix envía emails, SMS o notificaciones, ejecuta una regla o llama a otro sistema.
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