Workflows de aprobación y procesos, diseñados en un editor visual
Diseñe aprobaciones y procesos con varios pasos de forma visual — condiciones, ramificaciones y notificaciones, todo conectado a sus datos.
- Construya el flujo en un editor visual — sin escribir reglas en código.
- Añada condiciones, ramificaciones y aprobaciones en varios pasos, todo basado en los datos reales de su negocio.
- Envíe notificaciones automáticas por email o dentro de la aplicación, en cada etapa del proceso.
Cómo crear un workflow de aprobación en Megorix, paso a paso
Un workflow se diseña en un lienzo visual: cada paso es un bloque conectado al siguiente, y el recorrido puede dividirse según los datos del registro.
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Elija qué lo pone en marcha: la creación, la modificación o la eliminación de un registro — si lo desea, solo cuando se cumple una condición, como un importe por encima de un límite — o un botón en la ficha del registro.
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Añada los pasos: condiciones que dividen el recorrido, aprobaciones, notificaciones, esperas, acciones que actualizan o crean registros, generan un PDF, llaman a otro sistema o ejecutan un script, y subprocesos que se reutilizan en otros workflows.
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Defina quién aprueba: una persona, cualquier miembro de un rol o el usuario indicado en un campo del propio registro — por ejemplo, el jefe de obra.
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Pruébelo con un registro real o con datos de ejemplo. La prueba recorre el camino, simula las decisiones de aprobación y muestra lo que haría, sin guardar, enviar ni llamar a nada.
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Actívelo. A partir de ese momento, cada ejecución queda en el historial, con el recorrido dibujado en el propio lienzo.
Aprobaciones con plazo, rechazo y escalado automático
Quien tiene que aprobar recibe una notificación en la aplicación y encuentra la solicitud en su lista de aprobaciones pendientes. Vale la primera decisión y, por defecto, nadie puede aprobar una solicitud que haya hecho él mismo. Un rechazo puede terminar el proceso o seguir un camino propio — devolver la solicitud para que se corrija, por ejemplo.
Cada aprobación puede tener un plazo, de una hora a un año. Si nadie decide a tiempo, el workflow aprueba o rechaza por sí solo, pasa la solicitud a otra persona o envía un recordatorio, según lo que usted haya elegido. Un workflow tiene hasta 50 pasos y no vuelve a dispararse con los guardados que él mismo realiza, lo que evita bucles infinitos.
Ejemplos de workflows de aprobación en distintos sectores
En una empresa de construcción, una compra de material por encima de cierto importe espera la aprobación del director de obra antes de enviarse al proveedor; por debajo de ese importe, se tramita directamente. En un taller mecánico, una orden de reparación con un presupuesto elevado espera el visto bueno del jefe de taller, y la ficha guarda quién decidió y cuándo.
En un despacho de abogados, los gastos de un expediente los aprueba el abogado responsable, indicado en la ficha del expediente. En la intermediación inmobiliaria, una oferta por debajo del precio de salida pasa por el director de la agencia; en una asociación, cada solicitud de alta la valida la junta directiva antes de que el socio quede activo.
Workflow, regla de automatización o script: cuál usar en cada caso
Una regla de automatización reacciona en un solo paso: cuando un registro cambia, actualiza un campo, envía un email o un SMS, o impide un guardado. Un workflow tiene sentido cuando hay varias etapas, esperas o alguien tiene que decidir. Cuando la lógica no encaja en ninguno de los dos, un script en el servidor — consulte código a medida — hace lo que haga falta, y puede ejecutarse como un paso del propio workflow. Para tareas que requieren lectura y criterio, como revisar las solicitudes nuevas cada mañana, existen los agentes de IA.
Preguntas frecuentes sobre workflows de aprobación
El constructor de workflows de Megorix permite diseñar aprobaciones con varios pasos de forma visual, sin escribir código.
Sí, cada paso de un workflow en Megorix puede enviar notificaciones automáticas por email o dentro de la aplicación.
En Megorix, cada etapa de aprobación es un paso visual en el constructor de workflows, con condiciones y ramificaciones configurables.
Una persona concreta, cualquier miembro de un rol o el usuario guardado en un campo del registro, como el gestor de cuenta del cliente. Vale la primera decisión y, por defecto, quien hizo la solicitud no puede aprobarla.
Cada aprobación puede tener un plazo. Cuando vence, el workflow hace lo que usted haya definido: aprueba o rechaza automáticamente, pasa la solicitud a otra persona o envía un recordatorio a quien tiene que decidir.
Sí. La prueba se ejecuta con un registro real o con datos de ejemplo, simula las aprobaciones y muestra el camino que se seguiría y lo que se haría — sin guardar, enviar ni llamar a otros sistemas.
Cada workflow tiene la lista de sus ejecuciones. Al abrir una, el lienzo muestra el camino que siguió y el paso en el que está — o dónde se detuvo, con el error registrado.
No. Un workflow se inicia cuando se crea, modifica o elimina un registro, o con un botón en la ficha del registro. Para tareas a horas fijas, use las acciones programadas de la automatización.
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