Automazione dei processi: quando succede qualcosa, Megorix pensa al resto
Email ai clienti, attività per il team, avvisi — senza che nessuno debba ricordarsene.
- Regole che reagiscono quando un record viene creato, modificato o eliminato — e solo quando le condizioni sono soddisfatte, per esempio quando uno stato passa da «ricevuto» a «pronto».
- Azioni pronte: aggiornare campi, inviare un’email o un SMS, creare una notifica, generare un PDF, chiamare un altro sistema o bloccare un salvataggio non valido.
- Azioni pianificate — ogni giorno, ogni settimana, all'ora che sceglie lei.
- Workflow con più passaggi e approvazioni, da provare prima di attivarli.
Automatizzare email, SMS e attività a partire dai suoi dati
Gran parte del lavoro ripetitivo in un'azienda consiste nel reagire a qualcosa che è successo: un ordine che arriva, una riparazione pronta, una scadenza che passa. In Megorix, quella reazione è una regola — scritta una volta ed eseguita ogni volta.
Gli SMS partono dal telefono Android dell'azienda, abbinato a Megorix come gateway SMS — nessun fornitore di SMS che fa pagare ogni messaggio.
Quando una regola non basta, ci sono workflow visivi e script lato server — e il team MegaPC configura tutto insieme a lei.
Workflow di approvazione e script per processi complessi
Come creare una regola di automazione: quando, se e allora
Una regola si legge come una frase: quando succede qualcosa, se le condizioni sono soddisfatte, allora Megorix fa ciò che gli ha indicato.
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Quando: scelga l’entità e il momento — prima o dopo che un record venga creato, modificato o eliminato. Prima serve a convalidare e impedire; dopo, a reagire.
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Se: combini le condizioni con E e O — uno stato, un valore sopra una soglia, un campo vuoto, una data.
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Allora: aggiorni un campo con un valore fisso, una copia di un altro campo o un testo composto con i dati del record; esegua calcoli semplici; invii un’email da un modello o un SMS; crei una notifica; generi un PDF in un campo file; chiami un altro sistema; oppure blocchi il salvataggio con un messaggio.
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La regola nasce come bozza. La testi — il test non invia email né SMS e non chiama altri sistemi — e la attivi. Ogni esecuzione viene registrata.
- Le email partono dalla casella di posta della sua azienda, collegata tramite SMTP; gli SMS, dal telefono Android abbinato.
- Per ciò che avviene a orari fissi — promemoria via SMS con qualche giorno di anticipo, email periodiche, esportazioni in CSV — ci sono le azioni pianificate, con la frequenza e il fuso orario che sceglie lei.
Esempi di automazione dei processi aziendali per settore
Gli stessi elementi servono attività molto diverse:
- Cliniche e attività su prenotazione: un SMS di promemoria prima di ogni visita o appuntamento, inviato da un’azione pianificata.
- Officine: quando l’ordine di riparazione passa a «pronto», il cliente riceve un SMS che lo avvisa che può ritirare l’auto.
- Associazioni: quando una quota viene segnata come pagata, la ricevuta in PDF viene generata e salvata nella scheda del socio.
- Commercio: quando la giacenza di un articolo scende sotto la soglia stabilita, l’ufficio acquisti riceve una notifica.
- Studi legali: una pratica non può essere chiusa senza la data di conclusione compilata — la regola blocca il salvataggio e spiega perché.
Domande frequenti sull'automazione dei processi aziendali
Tutto ciò che reagisce a un evento o a una data: inviare un’email o un SMS a un cliente, avvisare il team, aggiornare uno stato, generare un documento PDF, chiamare un altro sistema o bloccare un salvataggio che viola le regole.
No. Regole e workflow si configurano senza codice. Per ciò che non rientra in una regola ci sono gli script lato server — e MegaPC può scriverli per lei.
Megorix invia gli SMS tramite un telefono Android dell'azienda, abbinato come gateway SMS: i messaggi partono dalla carta SIM dell'azienda, senza alcun fornitore che faccia pagare ogni messaggio. Il numero di messaggi al mese dipende dal piano.
Sì. I workflow si possono provare senza effetti reali prima di essere attivati, e le regole nascono come bozze: vengono eseguite solo dopo l'attivazione.
Dalla casella di posta della sua azienda, collegata a Megorix tramite SMTP: i clienti le ricevono dall’indirizzo che usa abitualmente. Senza una casella configurata, le email automatiche non vengono inviate.
Sì. Una regola eseguita prima del salvataggio può bloccarlo con un messaggio che spiega cosa manca, oppure mostrare solo un avviso e consentire il salvataggio.
Sì, con le azioni pianificate: sceglie la frequenza — ogni giorno a una certa ora, ogni settimana o a intervalli di pochi minuti — e il fuso orario, e Megorix invia email, SMS o notifiche, esegue una regola o chiama un altro sistema.
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