Workflow di approvazione e processi, disegnati in un editor visivo

Un workflow si disegna in un editor visivo: ogni passaggio è un blocco collegato al successivo, e il percorso può dividersi in base ai dati del record.

1. 1

   Scelga che cosa lo avvia: la creazione, la modifica o l’eliminazione di un record — se vuole, solo quando una condizione è soddisfatta, come un importo sopra una soglia — oppure un pulsante nella scheda del record.

2. 2

   Aggiunga i passaggi: condizioni che dividono il percorso, approvazioni, notifiche, attese, azioni che aggiornano o creano record, generano un PDF, chiamano un altro sistema o eseguono uno script, e sottoprocessi riutilizzabili in altri workflow.

3. 3

   Stabilisca chi approva: una persona, qualsiasi membro di un ruolo oppure l’utente indicato in un campo del record stesso — per esempio, il responsabile del cantiere.

4. 4

   Lo testi con un record reale o con dati di esempio. Il test segue il percorso, simula le decisioni di approvazione e mostra che cosa farebbe, senza salvare, inviare né chiamare nulla.

5. 5

   Lo attivi. Da quel momento, ogni esecuzione resta nello storico, con il percorso tracciato nell’editor stesso.

Chi deve approvare riceve una notifica nell’applicazione e trova la richiesta nel proprio elenco di approvazioni in sospeso. Conta la prima decisione e, per impostazione predefinita, nessuno può approvare una propria richiesta. Un rifiuto può chiudere il processo o seguire un percorso a sé — per esempio, rimandare indietro la richiesta perché venga corretta.

Ogni approvazione può avere una scadenza, da un’ora a un anno. Se nessuno decide in tempo, il workflow approva o rifiuta da solo, passa la richiesta a un’altra persona o invia un promemoria, a seconda di ciò che ha scelto. Un workflow ha fino a 50 passaggi e non viene riattivato dai salvataggi che esegue da sé, il che evita cicli infiniti.

In un’impresa edile, un acquisto di materiale sopra un certo importo attende l’approvazione del direttore dei lavori prima di essere inoltrato al fornitore; sotto quell’importo, procede subito. In un’officina auto, un ordine di riparazione con un preventivo elevato attende il visto del capofficina, e la scheda registra chi ha deciso e quando.

In uno studio legale, le spese di una pratica vengono approvate dall’avvocato responsabile, indicato nella scheda della pratica. Nel settore immobiliare, un’offerta inferiore al prezzo richiesto passa dal direttore dell’agenzia; in un’associazione, ogni domanda di adesione viene convalidata dal comitato prima che il socio diventi attivo.

Una regola di automazione reagisce in un solo passaggio: quando un record cambia, aggiorna un campo, invia un’email o un SMS, oppure impedisce un salvataggio. Un workflow ha senso quando ci sono più fasi, attese o qualcuno deve decidere. Quando la logica non rientra in nessuno dei due, uno script lato server — si veda il codice su misura — fa ciò che serve, e può essere eseguito come passaggio del workflow stesso. Per i compiti che richiedono lettura e giudizio, come esaminare ogni mattina le nuove richieste, ci sono gli agenti di IA.