Workflows d'approbation et processus, conçus dans un éditeur visuel

Un workflow se dessine dans un éditeur visuel : chaque étape est un bloc relié à la suivante, et le chemin peut se ramifier selon les données de l’enregistrement.

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   Choisissez ce qui le déclenche : la création, la modification ou la suppression d’un enregistrement — si vous le souhaitez, uniquement quand une condition est remplie, comme un montant supérieur à un seuil — ou un bouton sur la fiche de l’enregistrement.

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   Ajoutez les étapes : des conditions qui font bifurquer le chemin, des approbations, des notifications, des temporisations, des actions qui mettent à jour ou créent des enregistrements, génèrent un PDF, appellent un autre système ou exécutent un script, et des sous-processus réutilisables dans d’autres workflows.

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   Définissez qui approuve : une personne, n’importe quel membre d’un rôle, ou l’utilisateur indiqué dans un champ de l’enregistrement lui-même — par exemple, le responsable du chantier.

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   Testez-le avec un enregistrement réel ou des données d’exemple. Le test parcourt le chemin, simule les décisions d’approbation et montre ce que ferait le workflow, sans rien enregistrer, envoyer ni appeler.

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   Activez-le. Dès lors, chaque exécution est conservée dans l’historique, avec son parcours tracé directement dans l’éditeur.

La personne qui doit approuver reçoit une notification dans l’application et retrouve la demande dans sa liste d’approbations en attente. C’est la première décision qui compte et, par défaut, nul ne peut approuver sa propre demande. Un rejet peut mettre fin au processus ou suivre son propre chemin — renvoyer la demande pour qu’elle soit corrigée, par exemple.

Chaque approbation peut avoir un délai, d’une heure à un an. Si personne ne décide à temps, le workflow approuve ou rejette de lui-même, transmet la demande à une autre personne ou envoie un rappel, selon ce que vous avez choisi. Un workflow compte jusqu’à 50 étapes et n’est jamais redéclenché par les sauvegardes qu’il effectue lui-même, ce qui évite les boucles sans fin.

Dans une entreprise de construction, un achat de matériaux au-delà d’un certain montant attend l’approbation du directeur de travaux avant d’être transmis au fournisseur ; en dessous de ce montant, il part directement. Dans un garage automobile, un ordre de réparation au devis élevé attend le feu vert du chef d’atelier, et la fiche conserve qui a décidé et quand.

Dans un cabinet d’avocats, les frais d’un dossier sont approuvés par l’avocat responsable, indiqué sur la fiche du dossier. Dans une agence immobilière, une offre inférieure au prix demandé passe par le directeur de l’agence ; dans une association, chaque demande d’adhésion est validée par le bureau avant que le membre ne devienne actif.

Une règle d’automatisation réagit en une seule étape : quand un enregistrement change, elle met à jour un champ, envoie un email ou un SMS, ou empêche une sauvegarde. Un workflow se justifie quand il y a plusieurs étapes, des temporisations ou quand quelqu’un doit décider. Quand la logique ne tient dans aucun des deux, un script serveur — voir code sur mesure — fait tout ce qu’il faut, et peut s’exécuter comme une étape du workflow lui-même. Pour les tâches qui demandent de la lecture et du discernement, comme passer en revue les nouvelles demandes chaque matin, il y a les agents IA.