Workflows de aprovação e processos, desenhados num editor visual
Desenhe aprovações e processos com vários passos de forma visual — condições, ramificações e notificações, tudo ligado aos seus dados.
- Construa o fluxo num editor visual — sem escrever regras em código.
- Adicione condições, ramificações e aprovações em vários passos, tudo baseado nos dados reais do seu negócio.
- Envie notificações automáticas por email ou dentro da aplicação, em cada etapa do processo.
Como criar um workflow de aprovação no Megorix, passo a passo
Um workflow desenha-se num quadro visual: cada passo é um bloco ligado ao seguinte, e o caminho pode dividir-se consoante os dados do registo.
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Escolha o que o inicia: a criação, a alteração ou a eliminação de um registo — se quiser, só quando uma condição se cumpre, como um valor acima de um limite — ou um botão na ficha do registo.
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Acrescente os passos: condições que dividem o caminho, aprovações, notificações, esperas, ações que atualizam ou criam registos, geram um PDF, chamam outro sistema ou correm um script, e subprocessos que se reutilizam noutros workflows.
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Defina quem aprova: uma pessoa, qualquer membro de um papel, ou quem estiver indicado num campo do registo — o responsável da obra, por exemplo.
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Teste-o com um registo real ou com dados de exemplo. O teste percorre o caminho, simula as decisões de aprovação e mostra o que faria, sem gravar, enviar nem chamar nada.
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Ative-o. Daí em diante, cada execução fica no histórico, com o percurso desenhado no próprio quadro.
Aprovações com prazo, rejeição e escalonamento automático
Quem tem de aprovar recebe uma notificação na aplicação e encontra o pedido na sua lista de aprovações pendentes. Vale a primeira decisão, e o autor de um pedido fica, por omissão, impedido de o aprovar. Se o pedido for rejeitado, o processo termina ali ou segue por outro ramo — que pode, por exemplo, devolvê-lo para correção.
O prazo de cada aprovação pode ir de uma hora a um ano. Se ninguém decidir a tempo, o workflow aprova ou rejeita sozinho, passa o pedido a outra pessoa ou envia um lembrete, conforme o que tiver escolhido. Um workflow tem até 50 passos e não volta a disparar com as gravações que ele próprio faz, o que evita ciclos sem fim.
Exemplos de workflows de aprovação em vários setores
Numa empresa de construção, as compras de material acima do montante que a empresa fixar só chegam ao fornecedor depois do visto do diretor de obra; as mais pequenas seguem diretamente. Numa oficina automóvel, uma ordem de reparação com um orçamento elevado aguarda a autorização do chefe de oficina, e a ficha guarda quem decidiu e quando.
Num escritório de advogados, as despesas de um processo são aprovadas pelo advogado responsável, indicado na ficha do processo. Na mediação imobiliária, uma proposta abaixo do preço pedido passa pelo diretor da agência; numa associação, cada pedido de adesão é validado pela direção antes de o sócio ficar ativo.
Workflow, regra de automação ou script: qual usar em cada caso
Uma regra de automação reage num só passo: quando um registo muda, atualiza um campo, envia um email ou um SMS, ou impede uma gravação. Um workflow faz sentido quando há várias etapas, esperas ou alguém tem de decidir. Quando a lógica não cabe em nenhum dos dois, um script no servidor — ver código à medida — faz o que for preciso, e pode correr como um passo do próprio workflow. Para tarefas que pedem leitura e critério, como rever os pedidos novos todas as manhãs, existem os agentes de IA.
Perguntas frequentes sobre workflows de aprovação
O construtor de workflows do Megorix permite desenhar aprovações com vários passos visualmente, sem escrever código.
Sim, cada passo de um workflow no Megorix pode enviar notificações automáticas por email ou dentro da aplicação.
No Megorix, cada etapa de aprovação é um passo visual no construtor de workflows, com condições e ramificações configuráveis.
Uma pessoa concreta, qualquer membro de um papel, ou o utilizador guardado num campo do registo, como o gestor de cliente. Vale a primeira decisão tomada, e o autor do pedido, por omissão, fica de fora da aprovação.
Pode marcar um prazo em cada aprovação. Quando termina, o workflow faz o que definiu: aprova ou rejeita automaticamente, passa o pedido a outra pessoa ou envia um lembrete a quem tem de decidir.
Sim. O teste corre com um registo real ou com dados de exemplo, simula as aprovações e mostra o caminho que seria seguido e o que seria feito — sem gravar, enviar nem chamar outros sistemas.
Cada workflow tem a lista das suas execuções. Ao abrir uma, o quadro mostra o caminho que seguiu e o passo onde está — ou onde parou, com o erro registado.
Não. Um workflow começa quando se cria, altera ou apaga um registo, ou com um botão na ficha do registo. Para tarefas a horas certas, use as ações agendadas da automação.
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