Conformidad GeBüV: facturas suizas bloqueadas tras su emisión
Una factura emitida no puede alterarse silenciosamente. Megorix lo impone a nivel técnico, no solo como proceso.
- Una vez emitida, el contenido de la factura queda bloqueado — solo el estado (pagada, vencida, cancelada) puede cambiar.
- En la emisión quedan fijados el emisor, los datos del cliente, el IBAN y la versión de la plantilla del documento — modificar la ficha del cliente no cambia las facturas antiguas.
- El bloqueo se ejecuta en el servidor para todas las vías de escritura (pantalla, API, importaciones, automatizaciones), y cada cambio queda registrado con usuario y hora, y se conserva durante 10 años.
Integridad, conservación y documentación: los tres requisitos de la GeBüV
La GeBüV — la ordenanza suiza sobre la llevanza y la conservación de los libros de cuentas (RS 221.431) — se aplica a las facturas emitidas, que son documentos contables. El artículo 3 exige integridad: los registros deben conservarse de forma que ningún cambio pase desapercibido.
En una base de datos, que es un soporte modificable, el artículo 9 acepta cualquier procedimiento técnico que garantice esa integridad y menciona la firma digital solo como ejemplo. El artículo 4 exige además instrucciones de trabajo por escrito sobre la forma en que se crean y conservan los documentos.
El plazo de conservación es de 10 años, contados desde el cierre del ejercicio (artículo 958f del Código de Obligaciones); la ley del IVA exige lo mismo para los documentos relevantes a efectos del impuesto.
Qué comprueba y bloquea Megorix en el momento de emitir una factura
Un documento nace siempre como borrador, donde puede cambiar libremente. La emisión es un paso único y definitivo, que se confirma en un aviso que muestra las fechas finales.
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Verificación: hay líneas, los totales cuadran con ellas, el perfil de la empresa está completo (con el UID y su dígito de control) y la cuenta bancaria está en la moneda del documento.
- 2
Fecha: la fecha de emisión pasa a ser el día de hoy, en hora suiza; el vencimiento mantiene el plazo en días que tenía el borrador.
- 3
Fijación: el emisor, el nombre, la dirección y el UID del cliente, el IBAN y la versión de la plantilla del documento quedan grabados en la propia factura.
- 4
Bloqueo: a partir de ese momento solo cambia el estado — pagada, vencida, cancelada. La factura no vuelve a borrador, no se edita ni se elimina, y las líneas tampoco.
- 5
Corrección: un error se corrige con una nota de crédito vinculada a la factura y, si hace falta, con una factura nueva.
Historial de cambios y documentación de procedimientos para una auditoría
El bloqueo es una verificación obligatoria en el servidor: se aplica tanto si el cambio llega desde la pantalla como desde la API, una importación, una integración o una automatización, y ni siquiera las limpiezas automáticas lo eluden. Si por algún motivo no puede ejecutarse, el guardado se rechaza.
Cada cambio en los registros de facturación queda en el historial con el usuario y la hora, y ese historial se conserva durante 10 años. Los inicios de sesión en el sistema quedan registrados y la base de datos tiene copias de seguridad diarias y verificadas. El PDF de una factura antigua se reproduce a partir de los datos fijados en la emisión y con la misma plantilla: si se vuelve a abrir dentro de ocho años, muestra el contenido que recibió el cliente.
Para el artículo 4, el módulo incluye la documentación de procedimientos de la facturación (Verfahrensdokumentation), en alemán y en portugués, con sus versiones guardadas junto con el módulo.
Prácticas que ponen en riesgo la integridad de las facturas
Muchos de estos errores parecen inofensivos el día en que se cometen y solo se convierten en un problema en una inspección fiscal.
- 1
Corregir una errata directamente en una factura ya enviada, en lugar de emitir una nota de crédito.
- 2
Eliminar facturas emitidas: en Megorix solo se pueden eliminar borradores, así que un documento emitido nunca deja un hueco en la numeración.
- 3
Poner en la factura una fecha anterior para que caiga en otro periodo de IVA; la fecha de la prestación tiene campos propios (inicio y fin del servicio).
- 4
Guardar los PDF en una carpeta compartida donde cualquiera puede sustituirlos.
- 5
No tener por escrito cómo se emiten, bloquean y conservan las facturas.
Preguntas frecuentes sobre la conformidad GeBüV
Megorix bloquea en el servidor el contenido de cada factura en el momento en que se emite y conserva durante 10 años el historial de cambios, con usuario y hora — el tipo de procedimiento técnico de integridad que pide la GeBüV.
En Megorix, una factura emitida queda bloqueada a nivel técnico — solo el estado puede cambiar, nunca el contenido.
Sí, en cada guardado: el bloqueo es una verificación obligatoria en el servidor y, si no puede ejecutarse, el cambio se rechaza en lugar de pasar sin control.
No. La GeBüV exige un procedimiento técnico que garantice la integridad de los registros y menciona la firma digital como ejemplo, sin imponer un método. En Megorix, esa garantía es el bloqueo en el servidor de cada documento emitido, junto con el historial de cambios.
Diez años, contados desde el cierre del ejercicio al que corresponden (artículo 958f del Código de Obligaciones). En Megorix, un documento emitido no se puede eliminar y el historial de cambios se conserva durante el mismo periodo.
Es la descripción por escrito de cómo se generan, conservan y protegen los documentos contables, exigida por el artículo 4 de la GeBüV. El módulo de facturación de Megorix ya la incluye, en alemán y en portugués, y guarda las versiones anteriores.
No. La fecha de emisión es siempre el día en que se emitió la factura, porque es la que determina el periodo de IVA. Si la fecha es incorrecta, se anula la factura con una nota de crédito y se emite otra.
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