Conformité GeBüV : factures suisses verrouillées dès leur émission
Une facture émise ne peut pas être modifiée discrètement. Megorix l'impose au niveau technique, pas seulement comme un processus.
- Une fois émise, le contenu de la facture est verrouillé — seul le statut (payée, en retard, annulée) peut changer.
- À l'émission, l'émetteur, les données du client, l'IBAN et la version du modèle de document sont figés — modifier la fiche client ne change pas les anciennes factures.
- Le verrouillage s'applique sur le serveur à toutes les voies d'écriture (écran, API, importations, automatisations), et chaque modification est journalisée avec l'utilisateur et l'heure, puis conservée pendant 10 ans.
Intégrité, conservation et documentation : les trois exigences de l'Olico (GeBüV)
L'Olico (GeBüV), l'ordonnance suisse concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (RS 221.431), s'applique aux factures émises, qui sont des pièces comptables. Son article 3 exige l'intégrité : les enregistrements doivent être conservés de manière qu'aucune modification ne puisse passer inaperçue.
Dans une base de données, qui est un support modifiable, l'article 9 admet toute procédure technique garantissant cette intégrité et ne cite la signature numérique qu'à titre d'exemple. L'article 4 exige en outre des instructions de travail écrites sur la manière dont les documents sont créés et conservés.
Le délai de conservation est de 10 ans à compter de la fin de l'exercice, selon l'article 958f du Code des obligations (CO) ; la loi sur la TVA (LTVA) exige la même chose pour les documents pertinents pour l'impôt.
Ce que Megorix vérifie et verrouille au moment où une facture est émise
Un document naît toujours sous forme de brouillon, où il peut être modifié à volonté. L'émission est une étape unique et définitive, confirmée dans un avertissement qui affiche les dates finales.
- 1
Vérification : la facture a des lignes, les totaux leur correspondent, le profil de l'entreprise est complet (avec l'UID et son chiffre de contrôle) et le compte bancaire est dans la monnaie du document.
- 2
Date : la date d'émission devient celle du jour, à l'heure suisse ; l'échéance conserve le délai de paiement en jours que le brouillon prévoyait.
- 3
Fixation : l'émetteur, le nom, l'adresse et l'UID du client, l'IBAN et la version du modèle de document sont enregistrés dans la facture elle-même.
- 4
Verrouillage : dès lors, seul le statut change — payée, en retard, annulée. La facture ne revient pas à l'état de brouillon, ne peut être ni modifiée ni supprimée, et ses lignes non plus.
- 5
Correction : une erreur se corrige par une note de crédit liée à la facture et, si nécessaire, par une nouvelle facture.
Historique des modifications et documentation des procédures en vue d'un audit
Le verrouillage est une vérification obligatoire sur le serveur : il s'applique que la modification provienne de l'écran, de l'API, d'une importation, d'une intégration ou d'une automatisation, et même les nettoyages automatiques ne le contournent pas. Si, pour une raison quelconque, il ne peut pas s'exécuter, l'enregistrement est refusé.
Chaque modification des données de facturation est inscrite dans l'historique avec l'utilisateur et l'heure, et cet historique est conservé pendant 10 ans. Les connexions au système sont journalisées et la base de données fait l'objet de sauvegardes quotidiennes vérifiées. Le PDF d'une ancienne facture est reproduit à partir des données figées à l'émission et avec le même modèle : rouvert dans huit ans, il affiche le contenu que le client a reçu.
Pour l'article 4, le module comprend la documentation des procédures de facturation (Verfahrensdokumentation), en allemand et en portugais, conservée par versions avec le module.
Pratiques qui mettent en danger l'intégrité des factures
Beaucoup de ces erreurs semblent anodines le jour où on les commet et ne deviennent un problème que lors d'un contrôle fiscal.
- 1
Corriger une faute de frappe directement sur une facture déjà envoyée, au lieu d'émettre une note de crédit.
- 2
Supprimer des factures émises : dans Megorix, seuls les brouillons peuvent être supprimés, si bien qu'un document émis ne laisse jamais de trou dans la numérotation.
- 3
Antidater une facture pour la faire tomber dans une autre période TVA ; la date de la prestation a ses propres champs (début et fin du service).
- 4
Stocker les PDF dans un dossier partagé où n'importe qui peut les remplacer.
- 5
Ne pas avoir mis par écrit la manière dont les factures sont émises, verrouillées et conservées.
Questions fréquentes sur la conformité GeBüV
Megorix verrouille sur le serveur le contenu de chaque facture au moment de son émission et conserve pendant 10 ans l'historique des modifications, avec l'utilisateur et l'heure — le type de procédure technique garantissant l'intégrité que demande la GeBüV.
Dans Megorix, une facture émise est verrouillée au niveau technique — seul le statut peut changer, jamais le contenu.
Oui, à chaque enregistrement : le verrouillage est une vérification obligatoire sur le serveur et, s'il ne peut pas s'exécuter, la modification est refusée au lieu de passer sans contrôle.
Non. Elle exige une procédure technique qui garantisse l'intégrité des enregistrements et cite la signature numérique comme exemple, sans imposer de méthode. Dans Megorix, cette garantie est le verrouillage sur le serveur de chaque document émis, associé à l'historique des modifications.
Dix ans, à compter de la fin de l'exercice auquel elles se rapportent (article 958f du Code des obligations). Dans Megorix, un document émis ne peut pas être supprimé et l'historique des modifications est conservé pendant la même durée.
C'est la description écrite de la manière dont les pièces comptables sont produites, conservées et protégées, exigée par l'article 4 de l'Olico (GeBüV). Le module de facturation de Megorix l'inclut déjà, en allemand et en portugais, et en conserve les versions précédentes.
Non. La date d'émission est toujours le jour où la facture a été émise, car c'est elle qui détermine la période TVA. Si la date est erronée, on annule la facture par une note de crédit et on en émet une nouvelle.
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