Reconciliação bancária automática a partir do extrato do banco

Os bancos suíços entregam os movimentos em mensagens XML da norma ISO 20022. O camt.053 é o extrato de conta: todos os movimentos lançados num dia ou num período. O camt.054 é o aviso de débito ou de crédito, que muitos bancos usam para dar o detalhe de cada pagamento QR quando os creditam na conta de uma só vez.

O Megorix lê os dois. Num movimento que agrupa vários pagamentos, cada um é lido em separado, com o seu valor e a sua referência. Só contam os créditos já lançados; débitos e movimentos pendentes são ignorados.

Os extratos em PDF e o relatório intradiário camt.052 não servem para esta importação.

A importação faz o trabalho de comparar linha a linha, mas a decisão final continua a ser de quem gere as contas.

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   Descarrega-se do e-banking o ficheiro camt.053 ou camt.054 (XML) e carrega-se em «Importar extrato bancário».

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   O Megorix lê o IBAN da conta e, em cada crédito, a data, o valor, a moeda, a referência estruturada (QRR ou SCOR) e o nome de quem pagou.

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   Com a referência, encontra a fatura emitida e calcula o saldo em aberto: o total, menos os pagamentos já registados, menos as notas de crédito.

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   Cada movimento recebe um estado — casado, pagamento parcial, valor acima do saldo, já importado, fatura anulada, sem fatura ou sem referência. Os casados e os parciais vêm pré-selecionados.

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   Confirmada a importação, o pagamento fica registado na fatura e, quando o saldo chega a zero, a fatura passa a paga. Um pagamento registado não se edita nem se apaga.

Quando um movimento não casa, o Megorix diz porquê, em vez de o aplicar à sorte.

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   O cliente pagou por transferência normal e escreveu o número da fatura à mão: sem referência estruturada, o pagamento regista-se diretamente na fatura.

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   O mesmo ficheiro foi importado duas vezes: um pagamento com a mesma referência, data e valor é reconhecido como já importado.

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   O cliente pagou mais do que o saldo: o movimento fica assinalado e não é aplicado sem uma decisão sua.

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   A fatura já tinha sido anulada por nota de crédito: o movimento é assinalado para que o valor seja devolvido, e não contado como pagamento.

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   A referência não corresponde a nenhuma fatura emitida — por exemplo, a um rascunho ou a uma fatura de outra empresa.

É aqui que se poupa mais tempo: associações e clubes com quotas, escolas e centros de formação com propinas, serviços por marcação com muitas faturas pequenas. Um extrato com dezenas de créditos fica tratado numa só confirmação, e o saldo de cada cliente fica certo sem folhas de cálculo.

Para isso, as faturas têm de sair com referência: QRR numa conta QR-IBAN ou SCOR numa conta com IBAN normal.