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Faturação Suíça

Conformidade GeBüV: faturas suíças bloqueadas após a emissão

Uma fatura emitida não pode ser silenciosamente alterada. O Megorix impõe isso a nível técnico, não só de processo.

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  • Depois de emitida, o conteúdo da fatura fica bloqueado — só o estado (paga, vencida, cancelada) pode mudar.
  • Na emissão ficam fixados o emissor, os dados do cliente, o IBAN e a versão do modelo do documento — alterar a ficha do cliente não muda faturas antigas.
  • O bloqueio corre no servidor para todas as vias de escrita (ecrã, API, importações, automatismos), e cada alteração fica registada com utilizador e hora, guardada durante 10 anos.

Integridade, conservação e documentação: as três exigências da GeBüV

A GeBüV — a portaria suíça sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas (RS 221.431) — aplica-se às faturas emitidas, que são documentos contabilísticos. O artigo 3 pede integridade: os registos têm de ser guardados de forma a que nenhuma alteração passe despercebida.

Numa base de dados, que é um suporte alterável, o artigo 9 aceita qualquer procedimento técnico que garanta essa integridade e dá a assinatura digital apenas como exemplo. O artigo 4 pede ainda instruções de trabalho escritas sobre a forma como os documentos são criados e guardados.

O prazo de conservação é de 10 anos, contados a partir do fim do exercício (artigo 958f do Código das Obrigações); a lei do IVA exige o mesmo para os documentos relevantes para o imposto.

O que o Megorix verifica e tranca no momento em que uma fatura é emitida

Um documento nasce sempre em rascunho, onde pode mudar à vontade. A emissão é um passo único e definitivo, confirmado num aviso que mostra as datas finais.

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    Verificação: há linhas, os totais batem com elas, o perfil da empresa está completo (com o UID e o seu dígito de controlo) e a conta bancária está na moeda do documento.

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    Data: a data de emissão passa a ser o dia de hoje, na hora suíça; o vencimento mantém o prazo em dias que o rascunho tinha.

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    Fixação: o emissor, o nome, a morada e o UID do cliente, o IBAN e a versão do modelo do documento ficam gravados na própria fatura.

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    Bloqueio: a partir daí só o estado muda — paga, vencida, cancelada. A fatura não volta a rascunho, não se edita nem se apaga, e as linhas também não.

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    Correção: um erro corrige-se com uma nota de crédito ligada à fatura e, se for preciso, com uma fatura nova.

Histórico de alterações e documentação de procedimentos para uma auditoria

O bloqueio é uma verificação obrigatória no servidor: aplica-se quer a alteração venha do ecrã, da API, de uma importação, de uma integração ou de um automatismo, e nem as limpezas automáticas o contornam. Se por algum motivo não puder correr, a gravação é recusada.

Cada alteração aos registos da faturação fica no histórico com o utilizador e a hora, e esse histórico é guardado durante 10 anos. As entradas no sistema ficam registadas e a base de dados tem cópias de segurança diárias, verificadas. O PDF de uma fatura antiga é reproduzido a partir dos dados fixados na emissão e com o mesmo modelo: reaberto daqui a oito anos, mostra o conteúdo que o cliente recebeu.

Para o artigo 4, o módulo inclui a documentação de procedimentos da faturação (Verfahrensdokumentation), em alemão e em português, guardada em versões juntamente com o módulo.

Práticas que põem em risco a integridade das faturas

Muitos destes erros parecem inofensivos no dia em que se cometem e só se tornam um problema numa revisão fiscal.

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    Corrigir uma gralha diretamente numa fatura já enviada, em vez de emitir uma nota de crédito.

  2. 2

    Apagar faturas emitidas: no Megorix só se apagam rascunhos, por isso um documento emitido nunca deixa um buraco na numeração.

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    Pôr na fatura uma data anterior para a fazer cair noutro período de IVA; a data da prestação tem campos próprios (início e fim do serviço).

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    Guardar os PDF numa pasta partilhada onde qualquer pessoa os pode substituir.

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    Não ter por escrito a forma como as faturas são emitidas, bloqueadas e guardadas.

Perguntas frequentes sobre conformidade GeBüV

O Megorix tranca no servidor o conteúdo de cada fatura no momento em que é emitida e guarda durante 10 anos o histórico de alterações, com utilizador e hora — o tipo de procedimento técnico de integridade que a GeBüV pede.

No Megorix, uma fatura emitida fica bloqueada a nível técnico — só o estado pode mudar, nunca o conteúdo.

Sim, em cada gravação: o bloqueio é uma verificação obrigatória no servidor e, se não puder correr, a alteração é recusada em vez de passar sem controlo.

Não. A GeBüV exige um procedimento técnico que garanta a integridade dos registos e dá a assinatura digital como exemplo, sem impor um método. No Megorix, essa garantia é o bloqueio no servidor de cada documento emitido, junto com o histórico de alterações.

Dez anos, contados a partir do fim do exercício a que dizem respeito (artigo 958f do Código das Obrigações). No Megorix, um documento emitido não pode ser apagado e o histórico de alterações é guardado durante o mesmo período.

É a descrição escrita de como os documentos contabilísticos são produzidos, guardados e protegidos, pedida pelo artigo 4 da GeBüV. O módulo de faturação do Megorix já a inclui, em alemão e em português, e guarda as versões anteriores.

Não. A data de emissão é sempre o dia em que a fatura foi emitida, porque é ela que decide o período de IVA. Se a data estiver errada, anula-se a fatura com uma nota de crédito e emite-se outra.

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